Vous viendrait-il à l’esprit d’associer le langage clair et simple à la transformation numérique ?
Probablement pas! C’est normal ! À première vue, ces deux domaines ne semblent pas posséder d’atomes crochus, mais détrompez-vous! La transformation numérique est en cours depuis quelques années déjà et ce vent de changement ne fait que commencer.
Et comme le succès de tout changement s’appuie sur la communication, l’accompagnement et la prise en compte des humains qui sont impliqués, le langage clair et simple est un allié insoupçonné, voire sous-estimé de toute transformation numérique réussie!
Les impacts de la transformation numérique sur l’environnement de travail
La transformation numérique et technologique est la clé de l’innovation et du succès des entreprises, car elle optimise leur production et leur efficacité et leur permet de mieux répondre aux besoins de la clientèle.
Mais, ce virage change progressivement le monde du travail. En effet, selon l’Académie de transformation numérique, on prévoit « qu’entre 30 et 60 % des tâches et emplois actuels seront automatisables au moyen des technologies existantes ou émergentes ». Ce qui veut dire que des milliers de personnes verront leurs tâches quotidiennes évoluer et se transformer.
Le fonctionnement des entreprises est ainsi chamboulé, car la transformation numérique n’est pas seulement une question technologique. Selon la BDC, elle représente plutôt un changement de culture des entreprises. Elle implique l’adoption de technologies, de systèmes et d’applications diverses au sein des entreprises. Cela oblige le personnel à faire de nouveaux apprentissages, à développer de nouvelles compétences et à s’approprier de nouvelles façons de faire. De quoi déstabiliser plusieurs personnes !
Bien que valorisée et soutenue par les gouvernements, la transition numérique amène aussi son lot de défis pour les entreprises et pour le personnel notamment au regard de la gestion de la transition. C’est justement à ce moment que le langage clair et simple peut devenir un allié inestimable !
Comment le langage clair et simple peut-il faciliter la transition numérique ?
Le langage clair et simple est incontournable pour faciliter la transition numérique. Bien qu’elle s’appuie sur les technologies, aucune transition numérique ne peut se dérouler sans l’implication d’humains. Et qui dit humains, dit communication et usage de mots.
Or, les mots sont au cœur des apprentissages, des mises à niveau et de l’adaptation du personnel à leur nouvel environnement de travail. Grâce à cette approche de rédaction, il est possible de formuler des consignes, des explications et des directives claires et faciles à comprendre dès la première lecture.
En rédigeant vos consignes, explications et directives en langage clair et simple, vous soutiendrez votre personnel dans l’appropriation de leurs nouvelles tâches. Ainsi, votre personnel sera en mesure de trouver l’information au moment opportun, de la comprendre rapidement et de l’utiliser facilement. Tout ceci est aussi vrai pour votre clientèle qui aura peut-être à s’approprier de nouvelles façons d’accéder à vos produits et services.
Trois principes du langage clair et simple pour optimiser votre transition numérique
Le langage clair et simple peut devenir un véritable atout pour la réussite de la transition numérique de votre entreprise. En fait, il s’agit d’un nouvel outil dans votre arsenal. Il existe un ensemble de principes pour rédiger en langage clair et simple. En voici trois qui peuvent rendre vos communications encore plus efficaces :
- Rédiger en fonction de son public cible
- Sélectionner les informations essentielles à la compréhension
- Choisir les bons mots
1. Rédiger en fonction de son public cible
Tous vos textes doivent être conçus à partir de la perspective du public que vous ciblez. Autrement dit, vos textes doivent être rédigés en fonction de ses connaissances et de ses besoins.
Tentez d’identifier le degré de connaissances qu’a votre personnel sur le sujet que vous voulez aborder afin de bien adapter le contenu et le vocabulaire de votre document. Par exemple, à quel point votre personnel est-il familier avec le nouveau système utilisé ou avec les nouvelles technologies implantées? Bien connaître l’étendue des connaissances de votre personnel vous permettra de formuler des explications qui prennent en compte leurs besoins de précisions et de définitions afin de les soutenir adéquatement.
2. Sélectionner les informations essentielles à la compréhension
Les communications rédigées en langage clair et simple sont généralement plus efficaces, car elles prennent soin de sélectionner seulement les informations essentielles à la compréhension. Les textes incomplets ou, au contraire, trop touffus ne favorisent pas l’apprentissage et l’intégration de nouvelles informations. Ainsi, la sélection d’information doit être effectuée soigneusement, de manière à s’arrimer aux connaissances du public visé et à ne retenir que les éléments qui répondent à ses besoins.
3. Choisir les bons mots
Le langage clair et simple s’attarde bien sûr au choix des mots. Il faut donc s’assurer d’utiliser des mots compris par votre public cible. Vous n’avez pas à exclure à tout prix le vocabulaire complexe ou spécialisé. Bien au contraire! S’il est nécessaire que votre personnel s’approprie certains termes, il faut les utiliser. Assurez-vous toutefois que chaque mot risquant d’être incompris soit défini ou expliqué.
Lorsque vous définissez le nouveau vocabulaire et les termes complexes ou spécialisés, vous outillez votre personnel et facilitez ses apprentissages. Il existe différentes façons de définir et d’inclure des explications de mots à l’intérieur d’un texte sans le rendre difficile à lire.
Le langage clair et simple peut vous fournir différentes solutions pour rendre vos consignes claires et agréables à lire par votre personnel. Voici un exemple d’une solution simple : privilégiez l’utilisation d’un langage courant. Les textes sont plus faciles à comprendre et fluides lorsqu’ils empruntent des mots de tous les jours. Par exemple, utilisez le mot « avant » plutôt que « préalablement ».
En résumé
Le langage clair et simple peut réellement être un allié de votre projet de transformation numérique.
Le recours au langage clair et simple peut faciliter l’adhésion de votre personnel à votre stratégie de transformation numérique, car :
- Les documents, consignes et contenus d’information rédigés en langage clair et simple sont plus faciles à comprendre et à mettre en application.
- Les risques d’incompréhension, de malentendus et d’erreurs diminuent lorsque les communications sont claires.
Adopter le langage clair et simple est le premier pas vers une transformation numérique réussie au sein de votre entreprise… et c’est aussi le premier pas vers une transformation numérique plus humaine !